Présentation du cours
Sur les programmes publics et les giga-projets, Oracle Primavera Unifier est le système de référence pour tout ce qui touche à l’argent : le budget approuvé, chaque contrat attribué, chaque modification et chaque paiement certifié à une entreprise. Les responsables coûts et contrats doivent savoir non seulement quel processus métier initier, mais aussi comment chaque enregistrement se consolide, via la structure de décomposition des coûts (CBS), dans la feuille de coûts, et comment cette position alimente les flux de trésorerie, le financement et le reporting de direction.
Gestion des coûts et des contrats est un cours de niveau praticien de trois jours qui fait parcourir aux participants l’intégralité du cycle de vie des coûts dans Unifier. Sur un programme de maître d’ouvrage réaliste, ils élaborent et font approuver un budget selon la CBS, attribuent des engagements de base assortis de bordereaux de prix (SOV), traitent les modifications potentielles et les avenants aux engagements, certifient les demandes de paiement avec retenue de garantie, établissent les prévisions de trésorerie et affectent les fonds, puis rapprochent la feuille de coûts et présentent la situation à la direction.
Public cible
- Contrôleurs de coûts, ingénieurs coûts et métreurs-économistes sur des projets équipés d’Unifier
- Administrateurs et responsables de contrats en charge des attributions, avenants et réclamations
- Personnel contrôle de projet du maître d’ouvrage et de l’AMO chargé de certifier les paiements et de rendre compte de la situation des coûts
- Responsables finances et budget au sein des entités publiques qui approuvent les financements et les paiements
- Équipes commerciales des entreprises qui soumettent des demandes de paiement et de modification via Unifier
- Analystes PMIS se préparant à accompagner des mises en œuvre du module coûts
Prérequis
- UNF-101 Unifier pour les utilisateurs finaux, ou expérience pratique équivalente d’Unifier
- Connaissance pratique des notions de coûts en construction : budget, contrat, avenant, retenue de garantie et certificat de paiement
- Aisance avec Microsoft Excel pour l’analyse et le rapprochement des données
- Un ordinateur portable doté d’un navigateur web récent ; les comptes de formation de l’Académie sont fournis
Objectifs pédagogiques
- Expliquer comment la structure de décomposition des coûts, la feuille de coûts et les processus métier de coûts fonctionnent ensemble dans un shell de projet
- Établir et réviser un budget initial et traiter les transferts budgétaires au sein de la CBS
- Attribuer des engagements de base assortis de bordereaux de prix et gérer les avenants aux engagements dans leurs workflows
- Gérer les modifications potentielles et les événements de modification, de leur identification à l’avenant approuvé
- Traiter les demandes de paiement sur la base du SOV, y compris la retenue de garantie, le remboursement des avances et les déductions
- Construire et tenir à jour les courbes de trésorerie du budget, des engagements et des prévisions
- Affecter et consommer des fonds à l’aide du gestionnaire de fonds (fund manager) et lire la situation de financement
- Rapprocher la feuille de coûts, les synthèses d’engagements et l’état des paiements pour produire un rapport de coûts défendable
- Analyser les tendances de coûts et l’exposition au risque à l’aide de rapports définis par l’utilisateur et de tableaux de bord
Programme détaillé
1Jour 1 · Module 1 : L’architecture des coûts dans Unifier
- Le cycle de vie des coûts sur un programme de maître d’ouvrage : budgéter, engager, modifier, payer, prévoir
- Types de processus métier de coûts : budget, engagement, modification et dépenses
- Shells de projet, paramètres de coûts au niveau de l’entreprise et devise
- Comment les enregistrements alimentent les colonnes de la feuille de coûts et pourquoi les statuts comptent
2Jour 1 · Module 2 : Structure de décomposition des coûts et feuille de coûts
- Codes CBS, hiérarchie et alignement avec la WBS et le plan comptable financier
- Colonnes de la feuille de coûts : budget initial, modifications approuvées, engagements, dépenses, prévisions
- Colonnes calculées, consolidations et accès détaillé aux enregistrements sources
- Vues et instantanés de la feuille de coûts pour le reporting périodique
3Jour 1 · Module 3 : Budgets et modifications budgétaires
- Créer le processus métier de budget initial avec des lignes de détail par code CBS
- Workflow d’approbation et imputation sur la feuille de coûts
- Transferts budgétaires entre codes CBS et consommation des provisions pour aléas
- Piste d’audit des modifications budgétaires et niveaux de délégation d’approbation
4Jour 1 · Module 4 : Engagements de base et bordereaux de prix
- Attribuer un contrat avec le processus métier d’engagement de base
- Construire un bordereau de prix : structures générale, détaillée et liée à la CBS
- Lignes forfaitaires, à prix unitaires et en dépenses contrôlées
- Synthèses d’engagements et fiche contrat comme source unique de vérité
5Jour 2 · Module 5 : Gestion des modifications
- Modifications potentielles, événements de modification et alerte précoce
- Estimer, négocier et approuver les modifications
- Avenants aux engagements et leur incidence sur le SOV et la feuille de coûts
- Modifications en attente et approuvées, et reporting de l’exposition
6Jour 2 · Module 6 : Avenants, réclamations et administration des contrats
- Relier RFI, ordres de chantier et notifications aux enregistrements de modification
- Réclamations en délai et en coût et leur piste de preuves
- Avenants contractuels, prolongations et clôture
- Processus métier de référence et création automatique entre enregistrements
7Jour 2 · Module 7 : Demandes de paiement
- Demandes de paiement sur la base du SOV : avancement en valeur ou en pourcentage
- Retenue de garantie, remboursement des avances, pénalités et déductions
- Workflow de certification entre entreprise, consultant et maître d’ouvrage
- Imputation des dépenses sur la feuille de coûts et suivi de l’état des paiements
8Jour 2 · Module 8 : Factures, dépenses et transmission à la finance
- Dépenses générales et factures hors SOV
- Aligner les certificats de paiement Unifier avec l’ERP et les plateformes publiques de paiement
- Points d’intégration pour l’imputation des paiements approuvés
- Contrôles contre les paiements en double ou surcertifiés
9Jour 3 · Module 9 : Flux de trésorerie et prévisions
- Courbes de trésorerie : référence, engagements, dépenses et prévisions
- Profils de répartition et courbes manuelles ou alimentées automatiquement
- Coût prévisionnel à terminaison et reste à engager par CBS
- Relier les flux de trésorerie aux données de planning P6 via la passerelle (gateway)
10Jour 3 · Module 10 : Financement et gestionnaire de fonds
- Sources de financement, affectation des fonds et crédits ouverts
- Consommation des fonds par les engagements et les dépenses
- Déficits de financement, surallocation et réaffectation
- Financement pluriannuel et multisource sur les programmes publics
11Jour 3 · Module 11 : Reporting et maîtrise des coûts
- Structure du rapport mensuel de coûts pour les maîtres d’ouvrage et les comités de direction
- Rapports définis par l’utilisateur pour les engagements, les registres de modifications et l’état des paiements
- Tableaux de bord de coûts, indicateurs d’écart et de tendance
- Rapprocher la feuille de coûts des synthèses de contrats et des données financières
- Problèmes courants de qualité des données et comment les prévenir
Acquis de formation
- Piloter de manière autonome l’intégralité du cycle de vie des coûts dans Unifier, du budget au paiement final
- Tenir une feuille de coûts qui se rapproche des contrats, des registres de modifications et des paiements
- Traiter des enregistrements de modification et de paiement capables de résister à un audit et à un examen contractuel
- Produire des prévisions de trésorerie et de financement fiables pour les autorités financières et budgétaires
- Établir le rapport mensuel de coûts directement depuis Unifier plutôt qu’à partir de tableurs parallèles
- Identifier tôt l’exposition aux coûts grâce au suivi des modifications en attente et des tendances
- Accompagner collègues et entreprises en tant que super-utilisateur du module coûts sur votre projet
Ateliers pratiques et exercices appliqués
Atelier de mise en place du budget
Chargez un budget initial sur une CBS à trois niveaux, faites-le approuver via le workflow et vérifiez son imputation sur la feuille de coûts.
Exercice d’attribution de contrats
Attribuez deux engagements de base assortis de bordereaux de prix détaillés, comprenant des lignes à prix unitaires et forfaitaires, et contrôlez les synthèses d’engagements.
Simulation de la chaîne des modifications
Faites passer un ordre de chantier par une modification potentielle et un événement de modification jusqu’à un avenant approuvé, en suivant son incidence sur le SOV et la feuille de coûts.
Cycle de certification des paiements
Certifiez trois demandes de paiement successives avec retenue de garantie et remboursement d’avance, en endossant tour à tour les rôles d’entreprise, de consultant et de maître d’ouvrage.
Atelier trésorerie et financement
Construisez les courbes de trésorerie des engagements et des prévisions, affectez deux sources de financement et résolvez un déficit de financement.
Projet de synthèse : rapport mensuel de coûts
Rapprochez une feuille de coûts de programme comportant des erreurs volontairement introduites, puis produisez et présentez un rapport mensuel de coûts commentant les écarts, l’exposition et la trésorerie.
Durée
Dispensé sur trois jours consécutifs en salle, ou en six sessions en ligne en direct de 3,5 heures.
Modalités de formation
En ligne
Classe virtuelle en direct animée par un formateur, en six sessions de 3,5 heures, avec des environnements de coûts Unifier individuels de l’Académie et des exercices de rapprochement guidés.
En présentiel
Cours inter-entreprises de trois jours à l’Académie à Riyad et dans des lieux régionaux, avec un jeu de données de programme Unifier dédié pour chaque participant.
Formation intra-entreprise sur site
Session intra-entreprise dans vos locaux, dispensée sur votre propre CBS, vos processus métier de coûts, vos conditions de paiement et vos délégations d’approbation.
Modalités d'évaluation
- Évaluation pratique continue pendant les ateliers
- Travail pratique : rapprocher une feuille de coûts et produire un rapport mensuel de coûts
- Examen en ligne en fin de cours (30 questions, seuil de réussite de 70%)
- Assiduité minimale de 80%
Certificat délivré
Arkan Academy · Praticien
Certificat de réussite Arkan : Oracle Primavera Unifier, gestion des coûts et des contrats
Délivré aux participants qui satisfont à l’exigence d’assiduité, réussissent l’examen et réalisent le travail pratique. Il comporte un identifiant de vérification unique et atteste de 21 heures de formation.
ID · ARK-UNF-201-XXXXXX
Bénéfices pour la carrière
- Accéder à des fonctions de contrôle des coûts et d’administration des contrats sur des programmes équipés d’Unifier
- Faire valoir les compétences de gouvernance des coûts fondée sur les systèmes attendues par les maîtres d’ouvrage publics et les AMO
- Passer d’un reporting de coûts sur tableur à une maîtrise pilotée par le système et auditable
- Poser les bases fonctionnelles d’une carrière de consultant du module coûts d’Unifier
- Renforcer votre position dans les discussions commerciales grâce à des données fiables sur les modifications et les paiements
Formation recommandée ensuite
Compétences professionnelles acquises
- Gestion du budget et de la CBSPraticien
- Administration des engagements et du SOVPraticien
- Maîtrise des modifications et avenantsPraticien
- Certification des paiementsPraticien
- Prévisions de trésorerie et de financementOpérationnel
- Reporting et rapprochement des coûtsPraticien
Développement des talents et perspectives de carrière
Les lauréats ayant obtenu une mention dans ce cours sont généralement pressentis pour des fonctions de contrôleur de coûts, d’administrateur de contrats et de super-utilisateur du module coûts d’Unifier sur les déploiements côté maître d’ouvrage, AMO et giga-projets.
Les participants qui obtiennent une note globale d'évaluation supérieure à 90% sont diplômés avec mention et peuvent être admis au Programme de développement des talents Arkan.
Les diplômés les plus remarquables peuvent bénéficier de :
- Opportunités de stage
- Immersion dans des projets de mise en œuvre de PMIS
- Mentorat par des consultants seniors d'Arkan
- Lettres de recommandation
- Séances d'orientation professionnelle
- Recommandation de candidatures auprès d'organisations partenaires via Arkan Talent
- Participation à des projets de déploiement de PMIS, de mise en place de PMO et de transformation numérique
Avertissement : l'admission au Programme de développement des talents ainsi que l'accès à l'une quelconque des opportunités ci-dessus ne sont pas garantis et ne constituent ni une offre ni une promesse d'emploi. Les participants aux performances exceptionnelles pourront être pris en considération pour de futures opportunités sur projet, en fonction des besoins de l'activité, de la performance individuelle, de la disponibilité de postes adaptés et des exigences des clients. Les recommandations et placements demeurent soumis aux processus de sélection d'Arkan et de ses organisations partenaires.