Descripción del curso
La mayoría de los retrasos y disputas en los proyectos de inversión se remontan a tres causas: una revisión que quedó sin tramitar, una carta que nunca recibió respuesta formal o un documento emitido sin un registro claro de quién lo recibió y por qué. En Aconex, los flujos de revisión, la correspondencia (Mail) y las remisiones (transmittals) son los mecanismos que evitan estos fallos, siempre que se utilicen y supervisen con disciplina.
Flujos de trabajo, correspondencia y remisiones es una jornada especializada de nivel Especialista para quienes inician, gestionan y supervisan las revisiones y la correspondencia del proyecto. Los participantes inician flujos de trabajo a partir de plantillas, gestionan los pasos, plazos y resultados de revisión, tramitan correspondencia formal, incluidas RFI, instrucciones de obra y notificaciones, controlan la distribución de remisiones y crean las búsquedas e informes que mantienen visibles los elementos vencidos, en un entorno de proyecto real con múltiples organizaciones.
Público objetivo
- Controladores documentales y controladores de correspondencia de equipos del propietario, de la PMC y de contratistas
- Gerentes de diseño, responsables de paquetes e ingenieros que inician y coordinan revisiones
- Administradores de contratos responsables de notificaciones, instrucciones y plazos de respuesta
- Gerentes de proyecto que necesitan visibilidad sobre las revisiones y la correspondencia vencidas
- Egresados de ACX-101 que desean dominar en profundidad las herramientas de colaboración de Aconex
Requisitos previos
- ACX-101 Fundamentos de Aconex, o experiencia práctica equivalente en un proyecto Aconex real
- Familiaridad con los procesos de revisión y aprobación de proyectos y con la correspondencia contractual
- Un ordenador portátil con un navegador web actualizado; la Academia proporciona las cuentas de formación
Objetivos de aprendizaje
- Explicar cómo se estructuran las plantillas de flujo de trabajo, los pasos, los plazos y los resultados de revisión en Aconex
- Iniciar flujos de trabajo a partir de plantillas sobre documentos individuales y conjuntos de documentos, eligiendo a los revisores adecuados
- Gestionar flujos de trabajo en curso: reasignar, añadir revisores, terminar y completar pasos correctamente
- Aplicar comentarios de revisión consolidados, anotaciones y códigos de revisión para elaborar una respuesta de revisión clara
- Crear, responder, reenviar y cerrar correspondencia formal utilizando los tipos de correspondencia y las fechas de respuesta requerida correctos
- Controlar la distribución mediante remisiones y motivos de emisión, y conciliar los acuses de recibo
- Crear búsquedas guardadas e informes que hagan el seguimiento de los flujos de trabajo vencidos y la correspondencia sin respuesta
- Aplicar buenas prácticas que mantengan el registro de correspondencia defendible en disputas contractuales
Temario detallado del curso
1Módulo 1: Conceptos y plantillas de flujo de trabajo
- Cómo se estructuran los flujos de revisión de Aconex: plantillas, pasos, participantes
- Plazos de los pasos, calendarios y cálculo de vencimientos
- Resultados y códigos de revisión configurados para el proyecto
- Pasos de revisión en paralelo y en secuencia, y consolidación
- Quién puede crear y gestionar plantillas de flujo de trabajo
2Módulo 2: Inicio y gestión de flujos de trabajo
- Inicio de un flujo de trabajo sobre un documento individual o un conjunto de documentos
- Selección de revisores por organización, rol y grupo
- Supervisión de los flujos de trabajo en curso y del estado de los pasos
- Reasignación, incorporación de revisores y terminación de flujos de trabajo
- Notificaciones de flujo de trabajo y listas de tareas
3Módulo 3: Revisión, comentarios y cierre
- Anotaciones y comentarios sobre documentos en revisión
- Consolidación de comentarios de varios revisores
- Asignación de resultados finales de revisión y devolución al emisor
- Vinculación de las respuestas de revisión con nuevas presentaciones y nuevas revisiones
4Módulo 4: Correspondencia formal y control de comunicaciones
- Tipos de correspondencia y su finalidad contractual: carta, RFI, instrucción de obra, notificación, consulta técnica
- Fechas de respuesta requerida y seguimiento de respuestas
- Hilos de correspondencia: responder, reenviar y mantener la integridad del hilo
- Adjuntar documentos del registro frente a archivos locales
- Correspondencia confidencial y control de acceso
5Módulo 5: Remisiones y control de la distribución
- Remisiones frente a correspondencia: cuándo procede cada una
- Motivos de emisión y su significado para los destinatarios
- Distribución por organización, disciplina y grupo
- Seguimiento de acuses de recibo y conciliación del historial de emisiones
6Módulo 6: Seguimiento, búsquedas e informes
- Búsquedas guardadas para flujos de trabajo vencidos y correspondencia sin respuesta
- Informes de flujos de trabajo y de correspondencia exportados a Excel
- Análisis de tiempos de respuesta y vencimientos por organización
- Preparación del estado de la correspondencia y de las revisiones para las reuniones de seguimiento
7Módulo 7: Buenas prácticas y preparación ante disputas
- Mantener toda la comunicación del proyecto de forma formal y dentro de la plataforma
- Errores habituales en flujos de trabajo y correspondencia en grandes proyectos
- Recuperación del registro completo de correspondencia para reclamaciones y disputas
- Acordar normas de flujo de trabajo y de correspondencia entre organizaciones
Resultados de aprendizaje
- Iniciar y gestionar flujos de revisión que concluyan dentro de los plazos acordados
- Elaborar respuestas de revisión consolidadas e inequívocas con los códigos de revisión correctos
- Tramitar la correspondencia formal con el tipo de correspondencia, los destinatarios y las fechas de respuesta adecuados
- Emitir remisiones con un registro de distribución claro y conciliado
- Ofrecer a la dirección una visión semanal precisa de las revisiones y la correspondencia vencidas
- Recuperar, a petición, la trazabilidad completa de revisiones y correspondencia de cualquier asunto
Talleres prácticos y ejercicios aplicados
Lanzamiento de un flujo de trabajo
Inicie un flujo de revisión de diseño de tres pasos sobre un conjunto de planos, seleccionando revisores de las organizaciones del propietario, de la PMC y del diseñador.
Rescate de flujos de trabajo
Asuma un conjunto de flujos de trabajo estancados y vencidos, reasigne revisores, añada una disciplina que faltaba y lleve las revisiones a su conclusión.
Respuesta de revisión consolidada
Combine las anotaciones y los comentarios de cuatro revisores en una única respuesta y asigne el resultado de revisión correcto.
Intercambio de correspondencia
Lleve a cabo un intercambio realista de RFI, una instrucción de obra y una notificación entre dos organizaciones, haciendo el seguimiento de las fechas de respuesta requerida.
Panel de vencimientos
Cree búsquedas guardadas y un informe en Excel que muestren los flujos de trabajo vencidos y la correspondencia sin respuesta por organización para una reunión de seguimiento semanal.
Duración
Se imparte en una jornada completa presencial en aula o en dos sesiones en línea en directo de 3,5 horas.
Modalidades de impartición
En línea
Aula virtual en directo impartida por un instructor, en dos sesiones de 3,5 horas, en la que los participantes actúan como distintas organizaciones en un proyecto de laboratorio compartido.
Presencial en aula
Curso abierto de una jornada en la sede de la Academia en Riad y en sedes regionales, con juegos de rol entre las organizaciones del propietario, la consultora y el contratista.
Formación corporativa in situ
Grupo privado en sus instalaciones, impartido sobre las plantillas de flujo de trabajo, los tipos de correspondencia, los códigos de revisión y el procedimiento de correspondencia de su proyecto.
Método de evaluación
- Evaluación práctica continua durante los talleres
- Examen en línea al final del curso (30 preguntas, nota mínima del 70%)
- Trabajo práctico: completar un ciclo íntegro de revisión y correspondencia y presentar el informe de vencimientos
- Asistencia mínima del 80%
Certificado otorgado
Arkan Academy · Especialista
Certificado de Aprovechamiento Arkan: Flujos de trabajo, correspondencia y remisiones en Oracle Aconex
Se otorga a los participantes que cumplen el requisito de asistencia, aprueban el examen y completan el trabajo práctico. Incluye un identificador único de verificación y 7 horas de formación registradas.
ID · ARK-ACX-202-XXXXXX
Beneficios profesionales
- Convertirse en la persona en la que confía su proyecto para mantener al día las revisiones y la correspondencia
- Reforzar su valor para los equipos de administración de contratos y de reclamaciones
- Demostrar el dominio de las herramientas de colaboración de Aconex que se espera de los controladores documentales sénior
- Prepararse para responsabilidades de administración de Aconex, como el diseño de plantillas de flujo de trabajo
Próximo curso recomendado
Competencias profesionales adquiridas
- Gestión de flujos de revisiónAvanzado
- Control de la correspondencia formalEspecialista
- Control de remisiones y de la distribuciónEspecialista
- Seguimiento e informes de vencimientosEspecialista
- Conservación del registro contractualOperativo
Desarrollo de talento y oportunidades profesionales
Los egresados con Distinción de este curso suelen ser tenidos en cuenta para funciones de control de correspondencia y coordinación de revisiones en paquetes con alta carga de diseño, así como para el apoyo al seguimiento de flujos de trabajo en equipos del propietario y de la PMC.
Los participantes que obtengan una calificación global superior al 90% se gradúan con Distinción y podrán ser admitidos en el Programa Arkan de Desarrollo de Talento.
Los egresados más destacados podrán recibir:
- Oportunidades de prácticas profesionales
- Participación en proyectos de implantación de PMIS
- Mentoría por parte de consultores sénior de Arkan
- Cartas de recomendación
- Sesiones de orientación profesional
- Recomendación de candidatos a organizaciones asociadas a través de Arkan Talent
- Oportunidades de participar en proyectos de despliegue de PMIS, creación de PMO y transformación digital
Aviso legal: la admisión en el Programa de Desarrollo de Talento y cualquiera de las oportunidades anteriores no están garantizadas y no constituyen una oferta ni una promesa de empleo. Los participantes con un desempeño excepcional podrán ser tenidos en cuenta para futuras oportunidades en proyectos en función de las necesidades del negocio, el desempeño individual, la disponibilidad de puestos adecuados y los requisitos de los clientes. Las recomendaciones y colocaciones quedan sujetas a los procesos de selección de Arkan y de sus organizaciones asociadas.