نظرة عامة على الدورة
تعود معظم حالات التأخير والنزاعات في المشاريع الرأسمالية إلى ثلاثة أسباب: مراجعة بقيت دون إجراء، أو خطاب لم يُرد عليه رسميًا، أو وثيقة صدرت دون سجل واضح يبيّن من استلمها ولماذا. وفي Aconex، يمثل سير عمل المراجعة (workflows) والمراسلات (Mail) وخطابات الإرسال (transmittals) الآليات التي تمنع هذه الإخفاقات، شريطة استخدامها ومتابعتها بانضباط.
دورة سير العمل والمراسلات وخطابات الإرسال يوم تدريبي مركّز على مستوى الممارس، مخصص لمن يطلقون مراجعات المشاريع ومراسلاتها ويديرونها ويتابعونها. يبدأ المتدربون سير العمل من القوالب، ويديرون خطوات المراجعة ومددها ونتائجها، ويتعاملون مع المراسلات الرسمية بما فيها طلبات المعلومات (RFI) وتعليمات الموقع والإشعارات، ويضبطون توزيع خطابات الإرسال، ويُعدّون عمليات البحث والتقارير التي تُبقي البنود المتأخرة ظاهرة، وذلك في بيئة مشروع فعلية متعددة الجهات.
الفئة المستهدفة
- مراقبو الوثائق ومراقبو المراسلات في فرق المالك واستشاري إدارة المشاريع والمقاول
- مديرو التصميم ومديرو الحزم والمهندسون الذين يطلقون المراجعات وينسقونها
- إداريو العقود المسؤولون عن الإشعارات والتعليمات ومواعيد الرد
- مديرو المشاريع الذين يحتاجون إلى رؤية واضحة للمراجعات والمراسلات المتأخرة
- خريجو دورة ACX-101 الراغبون في إتقان أدوات التعاون في Aconex بعمق
المتطلبات المسبقة
- دورة ACX-101 أساسيات Aconex، أو خبرة عملية مكافئة في مشروع فعلي على Aconex
- إلمام بإجراءات المراجعة والاعتماد في المشاريع وبالمراسلات التعاقدية
- حاسوب محمول بمتصفح إنترنت حديث؛ وتوفر الأكاديمية حسابات التدريب
أهداف التعلم
- شرح بنية قوالب سير العمل في Aconex وخطواته ومدده ونتائج المراجعة
- بدء سير العمل من القوالب على وثائق مفردة ومجموعات وثائق، مع اختيار المراجعين الصحيحين
- إدارة سير العمل الجاري: إعادة الإسناد، وإضافة المراجعين، والإنهاء، وإكمال الخطوات بالشكل الصحيح
- تطبيق ملاحظات المراجعة الموحدة والتعليقات التوضيحية ورموز المراجعة لإعداد رد مراجعة واضح
- إنشاء المراسلات الرسمية والرد عليها وإعادة توجيهها وإقفالها باستخدام أنواع المراسلات الصحيحة وتواريخ الرد المطلوبة
- ضبط التوزيع من خلال خطابات الإرسال وأسباب الإصدار، ومطابقة إقرارات الاستلام
- إعداد عمليات بحث محفوظة وتقارير لتتبع سير العمل المتأخر والمراسلات التي لم يُرد عليها
- تطبيق الممارسات الجيدة التي تحافظ على سجل المراسلات قابلًا للدفاع عنه في النزاعات التعاقدية
المحتوى التفصيلي للدورة
1الوحدة 1: مفاهيم سير العمل وقوالبه
- بنية سير عمل المراجعة في Aconex: القوالب والخطوات والمشاركون
- مدد الخطوات والتقاويم واحتساب التأخير
- نتائج المراجعة ورموزها المُعدّة للمشروع
- خطوات المراجعة المتوازية والمتتابعة وتوحيد الملاحظات
- من يحق له إنشاء قوالب سير العمل وإدارتها
2الوحدة 2: بدء سير العمل وإدارته
- بدء سير العمل على وثيقة مفردة أو مجموعة وثائق
- اختيار المراجعين حسب الجهة والدور والمجموعة
- متابعة سير العمل الجاري وحالة الخطوات
- إعادة الإسناد وإضافة المراجعين وإنهاء سير العمل
- إشعارات سير العمل وقوائم المهام
3الوحدة 3: المراجعة وإبداء الملاحظات والإقفال
- التعليقات التوضيحية والملاحظات على الوثائق قيد المراجعة
- توحيد ملاحظات عدة مراجعين
- تحديد نتائج المراجعة النهائية وإعادتها إلى الجهة المُصدِرة
- ربط ردود المراجعة بإعادة التقديم والإصدارات الجديدة
4الوحدة 4: المراسلات الرسمية وضبطها
- أنواع المراسلات وغرضها التعاقدي: الخطاب وطلب المعلومات (RFI) وتعليمات الموقع والإشعار والاستفسار الفني
- تواريخ الرد المطلوبة وتتبع الردود
- سلاسل المراسلات: الرد وإعادة التوجيه والحفاظ على تكامل السلسلة
- إرفاق وثائق من السجل مقابل الملفات المحلية
- المراسلات السرية والتحكم في الوصول
5الوحدة 5: خطابات الإرسال وضبط التوزيع
- خطابات الإرسال مقابل المراسلات: متى يناسب كل منهما
- أسباب الإصدار ودلالتها للمستلمين
- التوزيع حسب الجهة والتخصص والمجموعة
- تتبع إقرارات الاستلام ومطابقة سجل الإصدار
6الوحدة 6: المتابعة والبحث والتقارير
- عمليات بحث محفوظة لسير العمل المتأخر والمراسلات التي لم يُرد عليها
- تقارير سير العمل والمراسلات المُصدَّرة إلى Excel
- تحليل زمن الإنجاز والتأخير حسب الجهة
- إعداد حالة المراسلات والمراجعات لاجتماعات التقدم
7الوحدة 7: الممارسات الجيدة والجاهزية للنزاعات
- إبقاء جميع اتصالات المشروع رسمية وعلى المنصة
- الأخطاء الشائعة في سير العمل والمراسلات في المشاريع الكبيرة
- استرجاع سجل المراسلات الكامل للمطالبات والنزاعات
- الاتفاق على قواعد سير العمل والمراسلات بين الجهات
مخرجات التعلم
- إطلاق سير عمل المراجعة وإدارته بحيث يكتمل ضمن المدد المتفق عليها
- إعداد ردود مراجعة موحدة وواضحة برموز المراجعة الصحيحة
- التعامل مع المراسلات الرسمية بنوع المراسلة والمستلمين وتواريخ الرد الصحيحة
- إصدار خطابات إرسال بسجل توزيع واضح ومُطابَق
- تزويد المديرين برؤية أسبوعية دقيقة للمراجعات والمراسلات المتأخرة
- استرجاع مسار المراجعة والمراسلات الكامل لأي مسألة عند الطلب
ورش العمل التطبيقية والتمارين العملية
إطلاق سير العمل
ابدأ سير عمل لمراجعة التصميم من ثلاث خطوات على مجموعة مخططات، مع اختيار مراجعين من جهات المالك واستشاري إدارة المشاريع والمصمم.
إنقاذ سير العمل
تولَّ مجموعة من مسارات سير العمل المتعثرة والمتأخرة، وأعد إسناد المراجعين، وأضف تخصصًا ناقصًا، واستكمل المراجعات.
رد المراجعة الموحد
ادمج التعليقات التوضيحية والملاحظات الواردة من أربعة مراجعين في رد واحد، وحدد نتيجة المراجعة الصحيحة.
تبادل المراسلات
نفّذ تبادلًا واقعيًا لطلبات معلومات (RFI) وتعليمات موقع وإشعار بين جهتين، مع تتبع تواريخ الرد المطلوبة.
لوحة متابعة التأخيرات
أعدّ عمليات بحث محفوظة وتقريرًا في Excel يوضحان سير العمل المتأخر والمراسلات التي لم يُرد عليها حسب الجهة، لاجتماع التقدم الأسبوعي.
المدة
تُقدَّم في يوم كامل حضوريًا، أو في جلستين مباشرتين عن بعد مدة كل منهما 3.5 ساعات.
أساليب التقديم
عن بعد
فصل افتراضي مباشر يقوده مدرب في جلستين مدة كل منهما 3.5 ساعات، يعمل فيه المشاركون بصفتهم جهات مختلفة في مشروع تدريبي مشترك.
حضوري في القاعة
دورة عامة ليوم واحد في مقر الأكاديمية بالرياض ومواقع إقليمية أخرى، مع لعب أدوار يشمل جهات المالك والاستشاري والمقاول.
تدريب مؤسسي في موقع العميل
مجموعة خاصة في مقر جهتكم، تُقدَّم على قوالب سير العمل وأنواع المراسلات ورموز المراجعة وإجراء المراسلات في مشروعكم.
طريقة التقييم
- تقييم عملي مستمر خلال ورش العمل
- اختبار إلكتروني في نهاية الدورة (30 سؤالًا، ونسبة النجاح 70%)
- مهمة عملية: تنفيذ دورة مراجعة ومراسلات كاملة وتقديم تقرير التأخيرات
- حضور لا يقل عن 80%
الشهادة الممنوحة
Arkan Academy · ممارس
شهادة إنجاز من أركان: سير العمل والمراسلات وخطابات الإرسال على Oracle Aconex
تُمنح للمتدربين الذين يستوفون متطلب الحضور ويجتازون الاختبار ويُكملون المهمة العملية. وتحمل رقم تحقق فريدًا و7 ساعات تعلم مسجلة.
ID · ARK-ACX-202-XXXXXX
المزايا المهنية
- أن تصبح الشخص الذي يعتمد عليه مشروعك في إنجاز المراجعات والمراسلات في مواعيدها
- تعزيز قيمتك لدى فرق إدارة العقود والمطالبات
- إثبات إتقان أدوات التعاون في Aconex المتوقع من كبار مراقبي الوثائق
- الاستعداد لمسؤوليات إدارة منصة Aconex مثل تصميم قوالب سير العمل
الدورة التالية الموصى بها
الكفاءات المهنية المكتسبة
- إدارة سير عمل المراجعةمتقدم
- ضبط المراسلات الرسميةممارس
- ضبط خطابات الإرسال والتوزيعممارس
- متابعة التأخيرات وإعداد التقاريرممارس
- حفظ السجلات التعاقديةمعرفة عملية
تطوير المواهب والفرص المهنية
يُنظر عادةً في ترشيح الخريجين بمرتبة الامتياز من هذه الدورة لأدوار ضبط المراسلات وتنسيق المراجعات في الحزم كثيفة التصميم، ولدعم متابعة سير العمل في فرق المالك واستشاري إدارة المشاريع.
يتخرج المشاركون الحاصلون على درجة تقييم إجمالية تتجاوز 90% بمرتبة الامتياز، ويجوز ترشيحهم للالتحاق ببرنامج أركان لتطوير المواهب.
قد يحصل الخريجون المتميزون على:
- فرص تدريب تعاوني
- الاطلاع العملي على مشاريع تطبيق أنظمة PMIS
- إرشاد مهني من كبار مستشاري أركان
- خطابات توصية
- جلسات توجيه مهني
- ترشيح المرشحين لدى الجهات الشريكة عبر أركان للمواهب
- فرص المشاركة في مشاريع تشغيل أنظمة PMIS وتأسيس مكاتب إدارة المشاريع والتحول الرقمي
إخلاء مسؤولية: لا يُعد الالتحاق ببرنامج تطوير المواهب أو الحصول على أي من الفرص المذكورة أعلاه أمرًا مضمونًا، ولا يشكّل عرضًا للتوظيف أو وعدًا به. ويجوز النظر في ترشيح أصحاب الأداء الاستثنائي لفرص مشاريع مستقبلية وفقًا لاحتياجات العمل، والأداء الفردي، وتوافر الأدوار المناسبة، ومتطلبات العملاء. وتظل الترشيحات والتعيينات خاضعة لإجراءات الاختيار المعتمدة لدى أركان والجهات الشريكة لها.