Обзор курса
Большинство задержек и споров в проектах капитального строительства сводится к трём причинам: рассмотрение, которое так и не было выполнено; письмо, на которое так и не дали официального ответа; документ, выпущенный без чёткой фиксации того, кто и зачем его получил. В Aconex процессы согласования (workflows), почта (Mail) и сопроводительные письма (transmittals) — это механизмы, предотвращающие такие сбои, при условии что их используют и контролируют дисциплинированно.
«Рабочие процессы, почта и сопроводительные письма» — сфокусированный практический день для тех, кто инициирует, ведёт и контролирует проектные рассмотрения и переписку. Слушатели запускают процессы по шаблонам, управляют этапами, сроками и результатами рассмотрения, ведут официальную переписку, включая запросы информации (RFI), предписания на площадке и уведомления, контролируют рассылку сопроводительных писем и создают поисковые запросы и отчёты, благодаря которым просроченные позиции остаются на виду, — в действующей проектной среде с участием нескольких организаций.
Целевая аудитория
- Специалисты по документообороту и по контролю переписки в командах заказчика, PMC и подрядчика
- Руководители проектирования, менеджеры пакетов работ и инженеры, инициирующие и координирующие рассмотрения
- Администраторы договоров, отвечающие за уведомления, предписания и сроки ответов
- Руководители проектов, которым нужна прозрачность просроченных рассмотрений и переписки
- Выпускники ACX-101, стремящиеся глубоко освоить инструменты совместной работы Aconex
Предварительные требования
- Курс ACX-101 «Основы Aconex» или эквивалентный практический опыт на действующем проекте Aconex
- Знакомство с процессами рассмотрения и утверждения в проекте и с договорной перепиской
- Ноутбук с современным веб-браузером; учебные учётные записи Академии предоставляются
Цели обучения
- Объяснять, как устроены шаблоны, этапы, сроки и результаты рассмотрения в рабочих процессах Aconex
- Запускать процессы по шаблонам для отдельных документов и комплектов документов, выбирая правильных рецензентов
- Управлять выполняющимися процессами: переназначать, добавлять рецензентов, прерывать и корректно завершать этапы
- Применять сводные комментарии, аннотации и коды рассмотрения для подготовки чёткого ответа по результатам рассмотрения
- Создавать, отвечать, пересылать и закрывать официальные письма, используя правильные типы писем и сроки обязательного ответа
- Контролировать рассылку с помощью сопроводительных писем и целей выпуска и сверять подтверждения получения
- Создавать сохранённые запросы и отчёты для отслеживания просроченных процессов и неотвеченной переписки
- Применять лучшие практики, обеспечивающие доказательную силу архива переписки в договорных спорах
Подробная программа курса
1Модуль 1. Концепции и шаблоны рабочих процессов
- Как устроены процессы согласования в Aconex: шаблоны, этапы, участники
- Сроки этапов, календари и расчёт просрочки
- Результаты и коды рассмотрения, настроенные для проекта
- Параллельные и последовательные этапы рассмотрения и консолидация
- Кто может создавать шаблоны рабочих процессов и управлять ими
2Модуль 2. Запуск рабочих процессов и управление ими
- Запуск процесса для отдельного документа или комплекта документов
- Выбор рецензентов по организации, роли и группе
- Мониторинг выполняющихся процессов и статуса этапов
- Переназначение, добавление рецензентов и прерывание процессов
- Уведомления о рабочих процессах и списки задач
3Модуль 3. Рассмотрение, комментирование и завершение
- Аннотации и комментарии к документам на рассмотрении
- Консолидация комментариев нескольких рецензентов
- Присвоение итоговых результатов рассмотрения и возврат разработчику
- Связь ответов по рассмотрению с повторной передачей и новыми ревизиями
4Модуль 4. Официальная почта и контроль переписки
- Типы писем и их договорное назначение: письмо, RFI, предписание на площадке, уведомление, технический запрос
- Сроки обязательного ответа и отслеживание ответов
- Цепочки писем: ответ, пересылка и сохранение целостности цепочки
- Прикрепление документов из реестра или локальных файлов
- Конфиденциальная почта и контроль доступа
5Модуль 5. Сопроводительные письма и контроль рассылки
- Сопроводительные письма и почта: когда уместно каждое из них
- Цели выпуска и их значение для получателей
- Рассылка по организациям, дисциплинам и группам
- Отслеживание подтверждений получения и сверка истории выпуска
6Модуль 6. Мониторинг, поиск и отчёты
- Сохранённые запросы для просроченных процессов и неотвеченных писем
- Отчёты по рабочим процессам и почте с экспортом в Excel
- Анализ сроков обработки и просрочек по организациям
- Подготовка статуса переписки и рассмотрений к совещаниям по ходу работ
7Модуль 7. Лучшие практики и готовность к спорам
- Вся проектная коммуникация — официально и на платформе
- Типичные ошибки в рабочих процессах и почте на крупных проектах
- Восстановление полного архива переписки для претензий и споров
- Согласование правил рабочих процессов и переписки между организациями
Результаты обучения
- Инициировать и вести процессы согласования, завершающиеся в установленные сроки
- Готовить сводные однозначные ответы по результатам рассмотрения с правильными кодами
- Вести официальную переписку с правильным типом письма, получателями и сроками ответа
- Выпускать сопроводительные письма с чёткой сверенной историей рассылки
- Предоставлять руководителям точную еженедельную картину просроченных рассмотрений и переписки
- По запросу восстанавливать полную историю рассмотрений и переписки по любому вопросу
Практикумы и практические упражнения
Запуск рабочего процесса
Запустите трёхэтапный процесс рассмотрения проектной документации для комплекта чертежей, выбрав рецензентов из организаций заказчика, PMC и проектировщика.
Спасение рабочих процессов
Примите в работу набор зависших и просроченных процессов, переназначьте рецензентов, добавьте недостающую дисциплину и доведите рассмотрения до завершения.
Сводный ответ по рассмотрению
Объедините аннотации и комментарии четырёх рецензентов в единый ответ и присвойте правильный результат рассмотрения.
Обмен перепиской
Проведите реалистичный обмен запросами информации (RFI), предписанием на площадке и уведомлением между двумя организациями, отслеживая сроки обязательного ответа.
Панель просрочек
Создайте сохранённые запросы и отчёт в Excel, показывающие просроченные процессы и неотвеченные письма по организациям для еженедельного совещания по ходу работ.
Продолжительность
Проводится как один полный день в учебном классе или как две онлайн-сессии в режиме реального времени по 3,5 часа.
Форматы обучения
Онлайн
Виртуальный класс с инструктором в режиме реального времени — две сессии по 3,5 часа; участники работают от лица разных организаций в общем лабораторном проекте.
Очно в учебном классе
Однодневный открытый курс в Академии в Эр-Рияде и на региональных площадках, с ролевой игрой с участием организаций заказчика, консультанта и подрядчика.
Корпоративное обучение на площадке заказчика
Закрытая группа в ваших помещениях; обучение на шаблонах рабочих процессов, типах писем, кодах рассмотрения и процедуре переписки вашего проекта.
Метод оценки
- Непрерывная оценка практической работы в ходе практикумов
- Итоговый онлайн-экзамен по окончании курса (30 вопросов, проходной балл 70%)
- Практическое задание: провести полный цикл рассмотрения и переписки и представить отчёт о просрочках
- Посещаемость не менее 80%
Выдаваемый сертификат
Arkan Academy · Практик
Сертификат о достижениях Arkan: Рабочие процессы, почта и сопроводительные письма в Oracle Aconex
Выдаётся слушателям, выполнившим требование по посещаемости, сдавшим экзамен и выполнившим практическое задание. Содержит уникальный идентификатор для проверки и 7 учтённых часов обучения.
ID · ARK-ACX-202-XXXXXX
Преимущества для карьеры
- Станьте тем, на кого проект полагается в соблюдении сроков рассмотрений и переписки
- Повысьте свою ценность для команд по администрированию договоров и претензиям
- Подтвердите владение инструментами совместной работы Aconex, ожидаемое от старших специалистов по документообороту
- Подготовьтесь к обязанностям администратора Aconex, таким как разработка шаблонов рабочих процессов
Рекомендуемый следующий курс
Приобретаемые профессиональные компетенции
- Управление процессами согласованияПродвинутый
- Контроль официальной перепискиПрактик
- Контроль сопроводительных писем и рассылкиПрактик
- Мониторинг просрочек и отчётностьПрактик
- Ведение договорной документацииРабочий уровень
Развитие талантов и карьерные возможности
Выпускники этого курса с отличием, как правило, рассматриваются на роли по контролю переписки и координации рассмотрений в пакетах с большим объёмом проектирования, а также для поддержки мониторинга рабочих процессов в командах заказчика и PMC.
Участники, набравшие по итогам оценки более 90% баллов, получают диплом с отличием и могут быть зачислены в Программу развития талантов Arkan.
Выдающимся выпускникам могут быть предложены:
- Возможности прохождения стажировки
- Участие в проектах по внедрению PMIS
- Наставничество старших консультантов Arkan
- Рекомендательные письма
- Карьерные консультации
- Рекомендация кандидатов партнёрским организациям через Arkan Talent
- Возможность участвовать в проектах по развёртыванию PMIS, созданию PMO и цифровой трансформации
Оговорка: зачисление в Программу развития талантов и получение любой из перечисленных выше возможностей не гарантируются и не являются предложением или обещанием трудоустройства. Выдающиеся участники могут рассматриваться для участия в будущих проектах с учётом потребностей бизнеса, индивидуальных результатов, наличия подходящих должностей и требований заказчиков. Рекомендации и трудоустройство осуществляются в соответствии с процедурами отбора, принятыми в Arkan и её партнёрских организациях.