Обзор курса
В проекте капитального строительства специалист по документообороту является хранителем договорной документации. Каждый чертёж, выпущенный в производство работ, каждый комплект документации, возвращённый с кодом рассмотрения, и каждая замещённая ревизия должны быть прослеживаемыми, корректно пронумерованными и доступными нужной организации в нужное время. Когда документооборот даёт сбой, последствия проявляются в строительстве по устаревшим чертежам, оспариваемых претензиях и комплектах передаточной документации, которые невозможно закрыть.
Курс «Профессиональный документооборот» выводит слушателей за рамки повседневной работы в Aconex — к практикам, которых заказчики, PMC и EPC-подрядчики ожидают от профессионального специалиста по документообороту. За два практических дня слушатели применяют правила нумерации документов, управление метаданными, пакетную загрузку и замещение, дисциплину сопроводительных писем, управление документацией поставщиков в модуле Supplier Documents, отчётность по реестру и подготовку к передаче объекта, работая на реалистичном наборе данных гигапроекта с несколькими организациями, дисциплинами и пакетами договоров.
Целевая аудитория
- Специалисты и старшие специалисты по документообороту в командах заказчика, PMC, консультанта или подрядчика
- Менеджеры по управлению информацией и руководители документооборота, отвечающие за реестр проекта или пакета работ
- Координаторы инжиниринга и проектирования, управляющие документацией на рассмотрение и выпуском чертежей
- Персонал подрядчиков и поставщиков, отвечающий за передачу документации поставщика
- Специалисты по качеству и договорам, опирающиеся на документальную базу при аудитах и претензиях
- Выпускники ACX-101, переходящие на специализированную роль в документообороте
Предварительные требования
- Курс ACX-101 «Основы Aconex» или не менее трёх месяцев регулярной работы в Aconex на действующем проекте
- Рабочее знание типов строительной документации: чертежи, спецификации, технологические карты, документация на материалы
- Уверенная работа в Microsoft Excel: сортировка, фильтрация и поиск данных реестра
- Ноутбук с современным веб-браузером; учебные учётные записи Академии предоставляются
Цели обучения
- Описывать обязанности специалиста по документообороту в системе управления информацией проекта и в рамках договора
- Применять правила нумерации документов проекта и проверять метаданные на соответствие конфигурации полей проекта
- Точно загружать и замещать большие наборы документов с помощью пакетной загрузки и импорта реестра
- Контролировать статусы документов и последовательность ревизий — от выпуска на рассмотрение до выпуска в производство работ и исполнительной документации
- Выпускать, отслеживать и сверять сопроводительные письма, включая цели выпуска и контроль подтверждений получения
- Управлять документацией поставщиков и подрядчиков в модуле Supplier Documents, включая коды рассмотрения и циклы повторной передачи
- Формировать отчёты по реестру, сопроводительным письмам и просрочкам для совещаний по ходу работ и аудитов
- Выявлять и устранять типичные проблемы качества реестра: дублирующиеся номера, «осиротевшие» ревизии и неверные статусы
- Готовить комплекты документов к передаче объекта, архивированию и закрытию проекта
Подробная программа курса
1День 1 · Модуль 1. Профессиональная функция документооборота
- Документооборот в системе управления информацией проекта
- Договорные обязательства: выпуск, получение, сроки рассмотрения и согласование по умолчанию
- Принадлежность документов организациям в Aconex
- Какие роли и права нужны специалисту по документообороту и почему
- Процедуры документооборота и план реализации проекта
2День 1 · Модуль 2. Правила нумерации и управление метаданными
- Структура номера проектного документа: разработчик, пакет, дисциплина, тип, порядковый номер
- Как настраиваются поля документов проекта, обязательные поля и списки выбора
- Схемы ревизий: буквенные, числовые и с префиксом
- Значения статусов и их смысл: IFR, IFA, IFC, исполнительная документация, замещён, аннулирован
- Проверка качества метаданных перед загрузкой
3День 1 · Модуль 3. Пакетная загрузка и импорт реестра
- Загрузка нескольких файлов и таблица метаданных загрузки
- Подготовка импорта реестра в Excel и сопоставление файлов со строками
- Пакетная загрузка новых ревизий и подтверждение замещения
- Обработка отклонённых загрузок, заблокированных документов и дублирующихся номеров
- Использование области временных файлов как контролируемого промежуточного этапа
4День 1 · Модуль 4. Контроль ревизий и статусов
- Жизненный цикл документа от первого выпуска до исполнительной документации
- Изменение метаданных или выпуск новой ревизии
- История документа, журнал аудита и кто что изменил
- Замещённые и аннулированные документы: предотвращение использования устаревшей информации
- Контролируемый доступ к конфиденциальным документам
5День 1 · Модуль 5. Дисциплина сопроводительных писем
- Типы сопроводительных писем и цели выпуска
- Матрицы рассылки по дисциплинам, пакетам и организациям
- Отслеживание подтверждений получения и сопроводительных писем, требующих ответа
- Сверка истории сопроводительных писем с реестром
- Типичные ошибки в сопроводительных письмах и их договорные последствия
6День 2 · Модуль 6. Документация поставщиков (Supplier Documents) и управление документацией на рассмотрение
- Пакеты Supplier Documents, графики и плановые даты передачи
- Процесс передачи документации подрядчиком и поставщиком
- Маршрутизация рассмотрения, коды рассмотрения и сводные ответы
- Циклы повторной передачи и просроченная документация
- Связь документации на рассмотрение с вехами закупок и строительства
7День 2 · Модуль 7. Отчётность и мониторинг реестра
- Сохранённые запросы как контрольные представления для ежедневной работы
- Отчёты по реестру, сопроводительным письмам и почте с экспортом в Excel
- Отчётность по просроченным рассмотрениям и ответам
- KPI документооборота: срок обработки, доля согласования с первого раза, отставание по дисциплинам
- Подготовка данных документооборота для еженедельных и ежемесячных отчётов о ходе работ
8День 2 · Модуль 8. Качество реестра и готовность к аудиту
- Проверки состояния реестра: дубликаты, отсутствующие метаданные, «осиротевшие» ревизии, неверные статусы
- Исправление ошибок без нарушения журнала аудита
- Поддержка аудитов качества и требований ISO 9001 к управлению документацией
- Доказательная база для претензий и споров: восстановление сведений о том, что и когда было выпущено
9День 2 · Модуль 9. Передача объекта, архивирование и закрытие проекта
- Требования к передаточной документации: исполнительная документация, руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию, сертификаты
- Формирование комплектов передаточной документации из реестра
- Итоговая проверка реестра и подписание
- Архивирование и выгрузки при закрытии проекта
- Извлечённые уроки для следующего проекта
Результаты обучения
- Выполнять функции ответственного специалиста по документообороту проекта, пакета работ или организации в Aconex
- Вести полный, корректно пронумерованный реестр без ошибок в статусах
- Выпускать и сверять сопроводительные письма, выдерживающие договорную проверку
- Обеспечивать движение циклов рассмотрения документации поставщиков и подрядчиков и их прозрачность для руководства
- Формировать KPI и отчёты по документообороту для совещаний по ходу работ без ручной доработки
- Восстанавливать полную историю выпуска и рассмотрения любого документа для аудитов, претензий или передачи объекта
- Готовить комплекты передаточной документации, которые заказчик принимает с первого раза
Практикумы и практические упражнения
Практикум по нумерации и метаданным
Проверьте реестр подрядчика из 60 документов на соответствие правилам нумерации и конфигурации полей проекта и исправьте все ошибки до загрузки.
Лаборатория пакетной передачи
Подготовьте, загрузите и замените многодисциплинарный комплект чертежей с помощью таблицы загрузки и импорта реестра из Excel, а затем подтвердите замещение по истории документа.
Сверка сопроводительных писем
Сверьте месячную историю сопроводительных писем с реестром и выявите документы, выпущенные без обоснованной цели выпуска или подтверждения получения.
Цикл Supplier Documents
Проведите документацию поставщика через весь цикл — от настройки пакета через рассмотрение, отклонение с комментариями и повторную передачу до окончательного согласования с правильным кодом рассмотрения.
Пакет KPI документооборота
Подготовьте еженедельный отчёт по документообороту с отставанием, просроченными рассмотрениями и сроками обработки по дисциплинам на основе выгруженных данных Aconex.
Итоговый проект: аудит реестра и передача объекта
Проведите аудит намеренно искажённого реестра проекта, задокументируйте и исправьте выявленные несоответствия и сформируйте проверенный комплект передаточной документации для завершённого здания.
Продолжительность
Проводится как два последовательных полных дня в учебном классе или как четыре онлайн-сессии в режиме реального времени по 3,5 часа в течение двух недель.
Форматы обучения
Онлайн
Виртуальный класс с инструктором в режиме реального времени — четыре сессии по 3,5 часа, с индивидуальными учётными записями в лабораторной среде Академии и практическим заданием под руководством инструктора между сессиями.
Очно в учебном классе
Двухдневный открытый курс в Академии в Эр-Рияде и на региональных площадках, с лабораторным проектом с участием нескольких организаций для каждой группы слушателей.
Корпоративное обучение на площадке заказчика
Закрытая группа в ваших помещениях; обучение построено на правилах нумерации, полях документов, кодах статусов и процедуре документооборота вашего проекта.
Метод оценки
- Непрерывная оценка практической работы в ходе практикумов
- Итоговый онлайн-экзамен по окончании курса (30 вопросов, проходной балл 70%)
- Практическое задание: аудит, исправление и отчёт по учебному реестру проекта
- Посещаемость не менее 80%
Выдаваемый сертификат
Arkan Academy · Практик
Сертификат о достижениях Arkan: Профессиональный документооборот в Oracle Aconex
Выдаётся слушателям, выполнившим требование по посещаемости, сдавшим экзамен и выполнившим практическое задание. Содержит уникальный идентификатор для проверки и 14 учтённых часов обучения.
ID · ARK-ACX-201-XXXXXX
Преимущества для карьеры
- Квалификация для должностей специалиста и старшего специалиста по документообороту в проектах заказчиков, PMC и EPC
- Подтверждённая дисциплина ведения реестра, на которую опираются аудиторы, менеджеры по договорам и команды по претензиям
- Переход от обработки документов к управлению функцией документооборота и её KPI
- Признанный шаг к ролям в области управления информацией и администрирования Aconex
- Компетенции в передаче и закрытии проектов — навык, которого не хватает на гигапроектах, приближающихся к завершению
Рекомендуемый следующий курс
Приобретаемые профессиональные компетенции
- Нумерация документов и управление метаданнымиПродвинутый
- Контроль ревизий и статусовПродвинутый
- Управление сопроводительными письмамиПрактик
- Управление документацией на рассмотрение и документацией поставщиковПрактик
- Отчётность и KPI документооборотаПрактик
- Подготовка к передаче и закрытию проектаРабочий уровень
Развитие талантов и карьерные возможности
Выпускники этого курса с отличием, как правило, рассматриваются для работы специалистами по документообороту на пакетах гигапроектов, для заданий по очистке и миграции реестров, а также в командах поддержки передачи объектов на проектах, близких к завершению.
Участники, набравшие по итогам оценки более 90% баллов, получают диплом с отличием и могут быть зачислены в Программу развития талантов Arkan.
Выдающимся выпускникам могут быть предложены:
- Возможности прохождения стажировки
- Участие в проектах по внедрению PMIS
- Наставничество старших консультантов Arkan
- Рекомендательные письма
- Карьерные консультации
- Рекомендация кандидатов партнёрским организациям через Arkan Talent
- Возможность участвовать в проектах по развёртыванию PMIS, созданию PMO и цифровой трансформации
Оговорка: зачисление в Программу развития талантов и получение любой из перечисленных выше возможностей не гарантируются и не являются предложением или обещанием трудоустройства. Выдающиеся участники могут рассматриваться для участия в будущих проектах с учётом потребностей бизнеса, индивидуальных результатов, наличия подходящих должностей и требований заказчиков. Рекомендации и трудоустройство осуществляются в соответствии с процедурами отбора, принятыми в Arkan и её партнёрских организациях.