Descripción del curso
En un proyecto de inversión, el controlador documental es el custodio del registro contractual. Cada plano emitido para construcción, cada presentación técnica (submittal) devuelta con un código de revisión y cada revisión sustituida deben ser trazables, estar correctamente codificados y estar a disposición de la organización adecuada en el momento oportuno. Cuando el control documental falla, las consecuencias se manifiestan en obras ejecutadas con planos obsoletos, reclamaciones en disputa y paquetes de entrega que no pueden cerrarse.
Profesional de Control Documental lleva a los participantes más allá del uso cotidiano de Aconex, hacia las prácticas que propietarios, PMC y contratistas EPC esperan de un controlador documental profesional. A lo largo de dos jornadas prácticas, los participantes aplican convenciones de codificación documental, gobernanza de metadatos, carga masiva y sustitución de revisiones, disciplina en las remisiones (transmittals), gestión de presentaciones técnicas mediante Documentos de proveedores (Supplier Documents), informes del registro y preparación de la entrega final, trabajando sobre un conjunto de datos realista de un gigaproyecto con múltiples organizaciones, disciplinas y paquetes contractuales.
Público objetivo
- Controladores documentales y controladores documentales sénior de equipos del propietario, de la PMC, de consultoras o de contratistas
- Gestores de información y responsables de control documental a cargo del registro de un proyecto o paquete
- Coordinadores de ingeniería y de diseño que gestionan presentaciones técnicas y emisiones de planos
- Personal de contratistas y proveedores responsable de la presentación de documentación de proveedores
- Personal de calidad y de contratos que se apoya en el registro documental para auditorías y reclamaciones
- Egresados de ACX-101 que pasan a desempeñar una función específica de control documental
Requisitos previos
- ACX-101 Fundamentos de Aconex, o al menos tres meses de uso habitual de Aconex en un proyecto real
- Conocimiento operativo de los tipos de documentos de construcción: planos, especificaciones, procedimientos de ejecución, presentaciones de materiales
- Manejo seguro de Microsoft Excel para ordenar, filtrar y buscar datos del registro
- Un ordenador portátil con un navegador web actualizado; la Academia proporciona las cuentas de formación
Objetivos de aprendizaje
- Describir las responsabilidades del controlador documental en el marco de gestión de la información del proyecto y en el contrato
- Aplicar una convención de codificación documental del proyecto y validar los metadatos conforme a la configuración de campos del proyecto
- Cargar y sustituir con precisión grandes conjuntos de documentos mediante técnicas de carga masiva e importación al registro
- Controlar el estado de los documentos y las secuencias de revisión, desde emitido para revisión hasta emitido para construcción y conforme a obra
- Emitir, realizar el seguimiento y conciliar remisiones, incluidos los motivos de emisión y el seguimiento de acuses de recibo
- Gestionar las presentaciones técnicas de proveedores y contratistas mediante Documentos de proveedores, incluidos los códigos de revisión y los ciclos de nueva presentación
- Elaborar informes del registro, de remisiones y de vencimientos que respalden las reuniones de seguimiento y las auditorías
- Diagnosticar y corregir problemas habituales de calidad del registro, como números duplicados, revisiones huérfanas y estados incorrectos
- Preparar conjuntos documentales para la entrega final, el archivo y el cierre del proyecto
Temario detallado del curso
1Día 1 · Módulo 1: La función profesional de control documental
- El control documental en el marco de gestión de la información del proyecto
- Obligaciones contractuales: emisión, recepción, plazos de revisión y aprobación tácita
- Titularidad de los documentos por organización en Aconex
- Roles y permisos que necesita un controlador documental, y por qué
- Procedimientos de control documental y el plan de ejecución del proyecto
2Día 1 · Módulo 2: Convenciones de codificación y gobernanza de metadatos
- Anatomía de un número de documento del proyecto: emisor, paquete, disciplina, tipo, secuencia
- Cómo se configuran los campos de documento del proyecto, los campos obligatorios y las listas de selección
- Esquemas de revisión: alfabéticos, numéricos y con prefijo
- Valores de estado y su significado: IFR, IFA, IFC, conforme a obra, sustituido, anulado
- Controles de calidad de metadatos antes de la carga
3Día 1 · Módulo 3: Carga masiva e importación al registro
- Carga de múltiples archivos y la cuadrícula de metadatos de carga
- Preparación de una importación al registro en Excel y correspondencia de archivos con filas
- Carga masiva de nuevas revisiones y confirmación de la sustitución
- Tratamiento de cargas rechazadas, documentos bloqueados y números duplicados
- Uso del área de archivos temporales como etapa de preparación controlada
4Día 1 · Módulo 4: Control de revisiones y estados
- El ciclo de vida del documento, desde la primera emisión hasta la versión conforme a obra
- Modificar metadatos frente a emitir una nueva revisión
- Historial del documento, pista de auditoría y quién modificó qué
- Documentos sustituidos y anulados: cómo evitar el uso de información obsoleta
- Acceso controlado a documentos confidenciales
5Día 1 · Módulo 5: Disciplina en las remisiones
- Tipos de correspondencia de remisión y motivos de emisión
- Matrices de distribución por disciplina, paquete y organización
- Seguimiento de acuses de recibo y de remisiones con respuesta requerida
- Conciliación del historial de remisiones con el registro
- Errores habituales en las remisiones y sus consecuencias contractuales
6Día 2 · Módulo 6: Documentos de proveedores y gestión de presentaciones técnicas
- Paquetes, calendarios y fechas previstas de presentación en Documentos de proveedores
- Proceso de presentación de contratistas y proveedores
- Encaminamiento de revisiones, códigos de revisión y respuestas consolidadas
- Ciclos de nueva presentación y presentaciones vencidas
- Vinculación de las presentaciones técnicas con los hitos de compras y de construcción
7Día 2 · Módulo 7: Informes y seguimiento del registro
- Búsquedas guardadas como vistas de control para el trabajo diario
- Informes del registro, de remisiones y de correspondencia exportados a Excel
- Informes de revisiones vencidas y respuestas vencidas
- KPI documentales: tiempo de respuesta, tasa de aprobación a la primera, pendientes por disciplina
- Preparación de la aportación del control documental a los informes de avance semanales y mensuales
8Día 2 · Módulo 8: Calidad del registro y preparación para auditorías
- Revisiones del estado del registro: duplicados, metadatos ausentes, revisiones huérfanas, estados incorrectos
- Corrección de errores sin romper la pista de auditoría
- Apoyo a las auditorías de calidad y a los requisitos de control documental de ISO 9001
- Evidencias para reclamaciones y disputas: recuperación del registro de qué se emitió y cuándo
9Día 2 · Módulo 9: Entrega final, archivo y cierre
- Requisitos documentales de la entrega final: planos conforme a obra, manuales de operación y mantenimiento, certificados
- Preparación de paquetes de entrega a partir del registro
- Verificación final del registro y aprobación formal
- Archivo y exportaciones de cierre del proyecto
- Lecciones aprendidas para el siguiente proyecto
Resultados de aprendizaje
- Actuar como controlador documental responsable de un proyecto, paquete u organización en Aconex
- Mantener un registro completo, correctamente codificado y libre de errores de estado
- Emitir y conciliar remisiones capaces de resistir un examen contractual
- Mantener en marcha los ciclos de presentaciones técnicas de proveedores y contratistas, con visibilidad para la dirección
- Elaborar KPI e informes de control documental para las reuniones de seguimiento sin reprocesos manuales
- Recuperar el historial completo de emisión y revisión de cualquier documento para auditorías, reclamaciones o la entrega final
- Preparar conjuntos documentales de entrega que el propietario pueda aceptar a la primera
Talleres prácticos y ejercicios aplicados
Clínica de codificación y metadatos
Valide el registro de 60 documentos de un contratista conforme a la convención de codificación y la configuración de campos del proyecto, corrigiendo cada error antes de la carga.
Laboratorio de presentación masiva
Prepare, cargue y sustituya un paquete de planos multidisciplinar mediante la cuadrícula de carga y una importación al registro desde Excel, y demuestre la sustitución a través del historial del documento.
Conciliación de remisiones
Concilie un mes de historial de remisiones con el registro e identifique los documentos emitidos sin un motivo de emisión válido o sin acuse de recibo.
Ciclo de Documentos de proveedores
Gestione una presentación técnica de un proveedor desde la configuración del paquete, pasando por la revisión, el rechazo con comentarios y la nueva presentación, hasta la aprobación final con el código de revisión correcto.
Paquete de KPI de control documental
Elabore un informe semanal de control documental que muestre los pendientes, las revisiones vencidas y los tiempos de respuesta por disciplina a partir de datos exportados de Aconex.
Proyecto final: auditoría del registro y entrega final
Audite un registro de proyecto con errores deliberados, documente y corrija los hallazgos, y prepare un paquete de entrega verificado de un edificio terminado.
Duración
Se imparte en dos jornadas completas consecutivas en aula o en cuatro sesiones en línea en directo de 3,5 horas a lo largo de dos semanas.
Modalidades de impartición
En línea
Aula virtual en directo impartida por un instructor, en cuatro sesiones de 3,5 horas, con cuentas de laboratorio individuales de la Academia y un trabajo práctico guiado entre sesiones.
Presencial en aula
Curso abierto de dos jornadas en la sede de la Academia en Riad y en sedes regionales, con un proyecto de laboratorio multiorganización para cada grupo de participantes.
Formación corporativa in situ
Grupo privado en sus instalaciones, diseñado en torno a la convención de codificación, los campos de documento, los códigos de estado y el procedimiento de control documental de su proyecto.
Método de evaluación
- Evaluación práctica continua durante los talleres
- Examen en línea al final del curso (30 preguntas, nota mínima del 70%)
- Trabajo práctico: auditar, corregir y elaborar un informe sobre un registro de proyecto de muestra
- Asistencia mínima del 80%
Certificado otorgado
Arkan Academy · Especialista
Certificado de Aprovechamiento Arkan: Profesional de Control Documental en Oracle Aconex
Se otorga a los participantes que cumplen el requisito de asistencia, aprueban el examen y completan el trabajo práctico. Incluye un identificador único de verificación y 14 horas de formación registradas.
ID · ARK-ACX-201-XXXXXX
Beneficios profesionales
- Acceder a puestos de controlador documental y controlador documental sénior en proyectos de propietarios, PMC y EPC
- Demostrar la disciplina en el registro en la que confían auditores, gestores de contratos y equipos de reclamaciones
- Pasar de tramitar documentos a gestionar la función de control documental y sus KPI
- Dar un paso reconocido hacia funciones de gestión de la información y de administración de Aconex
- Apoyar la entrega final y el cierre, una competencia escasa en los gigaproyectos próximos a su finalización
Próximo curso recomendado
Competencias profesionales adquiridas
- Codificación documental y gobernanza de metadatosAvanzado
- Control de revisiones y estadosAvanzado
- Gestión de remisionesEspecialista
- Gestión de presentaciones técnicas y documentación de proveedoresEspecialista
- Informes y KPI de control documentalEspecialista
- Preparación de la entrega final y el cierreOperativo
Desarrollo de talento y oportunidades profesionales
Los egresados con Distinción de este curso suelen ser tenidos en cuenta para incorporaciones como controladores documentales en paquetes de gigaproyectos, encargos de depuración y migración de registros, y equipos de apoyo a la entrega final en proyectos próximos a su finalización.
Los participantes que obtengan una calificación global superior al 90% se gradúan con Distinción y podrán ser admitidos en el Programa Arkan de Desarrollo de Talento.
Los egresados más destacados podrán recibir:
- Oportunidades de prácticas profesionales
- Participación en proyectos de implantación de PMIS
- Mentoría por parte de consultores sénior de Arkan
- Cartas de recomendación
- Sesiones de orientación profesional
- Recomendación de candidatos a organizaciones asociadas a través de Arkan Talent
- Oportunidades de participar en proyectos de despliegue de PMIS, creación de PMO y transformación digital
Aviso legal: la admisión en el Programa de Desarrollo de Talento y cualquiera de las oportunidades anteriores no están garantizadas y no constituyen una oferta ni una promesa de empleo. Los participantes con un desempeño excepcional podrán ser tenidos en cuenta para futuras oportunidades en proyectos en función de las necesidades del negocio, el desempeño individual, la disponibilidad de puestos adecuados y los requisitos de los clientes. Las recomendaciones y colocaciones quedan sujetas a los procesos de selección de Arkan y de sus organizaciones asociadas.