Présentation du cours
Oracle Aconex est l'environnement de données commun qu'utilisent maîtres d'ouvrage, consultants et entreprises sur les plus grands projets d'investissement au monde pour échanger des informations contrôlées. Tout utilisateur amené à manipuler un plan, un document soumis pour approbation ou un courrier sur un projet Aconex doit comprendre le fonctionnement de la plateforme et la raison d'être de ses contrôles.
Les fondamentaux d'Aconex constituent la formation d'entrée de l'Académie, destinée à tous les intervenants du projet. En une journée intensive et résolument pratique, les apprenants passent de leur première connexion à une utilisation assurée du registre des documents (Documents register), du courrier (Mail), des bordereaux de transmission (transmittals), des workflows de revue, de la recherche et des rapports personnels, à partir d'un jeu de données réaliste de méga-projet qui reproduit la manière dont les maîtres d'ouvrage publics et les giga-projets paramètrent Aconex.
Public cible
- Ingénieurs, architectes et personnel de chantier rejoignant un projet qui utilise Oracle Aconex
- Chefs de projet, responsables de lots et responsables des études qui examinent et approuvent l'information
- Personnel des entreprises et sous-traitants qui soumettent des documents à un maître d'ouvrage ou à un consultant
- Personnel des maîtres d'ouvrage et des PMC sur les programmes gouvernementaux, les giga-projets et les programmes d'infrastructure
- Nouveaux gestionnaires documentaires, en guise de socle pour la formation Gestionnaire documentaire professionnel
Prérequis
- Aucune expérience préalable d'Aconex n'est requise
- Une connaissance de base des documents d'un projet de construction (plans, spécifications, courriers)
- Un ordinateur portable équipé d'un navigateur web récent ; les comptes de formation de l'Académie sont fournis
Objectifs pédagogiques
- Expliquer le rôle d'Aconex en tant qu'environnement de données commun du projet ainsi que son modèle de sécurité fondé sur les organisations
- Naviguer dans l'interface Aconex, le sélecteur de projets, le profil utilisateur et les paramètres de notification
- Rechercher, filtrer, consulter et télécharger des documents depuis le registre des documents
- Charger de nouveaux documents et de nouvelles révisions avec des métadonnées correctes
- Envoyer, recevoir, répondre à et transférer des courriers officiels, et comprendre les types de courrier et le suivi des réponses
- Diffuser des documents par bordereau de transmission et interpréter l'historique des transmissions
- Participer à un workflow de revue en tant que réviseur ou approbateur
- Utiliser les recherches enregistrées et les rapports personnels pour gérer votre charge de travail quotidienne
Programme détaillé
1Module 1 : Aconex, environnement de données commun du projet
- Pourquoi les projets d'investissement s'appuient sur une source unique de vérité
- Organisations, utilisateurs et rôles : le fonctionnement de la sécurité dans Aconex
- Types de projets, paramètres du projet et périmètre de l'administrateur
- Connexion, changement de projet, profil et préférences de notification
2Module 2 : Le registre des documents
- Vues, colonnes et filtres du registre
- Métadonnées des documents : numéro, révision, statut, discipline, type
- Consultation, annotation et téléchargement des documents
- Historique, versions et remplacement des documents
- Utilisation de l'espace des fichiers temporaires
3Module 3 : Chargement des documents et des révisions
- Chargement unitaire et multiple
- Champs de métadonnées obligatoires et facultatifs
- Charger correctement une nouvelle révision
- Erreurs de chargement courantes et comment les éviter
4Module 4 : Courrier et correspondance officielle
- Types de courrier : demande d'information (RFI), instruction de chantier, lettre, notification, bordereau de transmission
- Créer, répondre à et transférer un courrier
- Joindre des documents depuis le registre
- Courriers appelant une réponse et suivi des retards
- Boîte de réception, éléments envoyés et recherche dans le courrier
5Module 5 : Bordereaux de transmission
- La finalité d'un bordereau de transmission sur un projet contrôlé
- Envoyer des documents par bordereau de transmission
- Lire l'historique des transmissions et les accusés de réception
- Soumissions des fournisseurs et des entreprises
6Module 6 : Workflows de revue
- Comment les workflows Aconex acheminent les documents pour revue
- Réviser, commenter et attribuer les résultats de revue
- Étapes, durées et statut de retard des workflows
- Suivre les workflows que vous avez lancés ou auxquels vous participez
7Module 7 : Recherche, rapports et productivité au quotidien
- Recherche avancée et recherches enregistrées
- Rapports personnels et export vers Excel
- Listes de tâches et points requérant votre attention aujourd'hui
- Bonnes pratiques et erreurs fréquentes sur les grands projets
Acquis de formation
- Travailler de manière autonome dans Aconex sur un projet réel, sans supervision
- Retrouver en quelques secondes la révision en vigueur et approuvée de n'importe quel document
- Soumettre des documents et des révisions avec des métadonnées complètes et correctes dès la première fois
- Gérer la correspondance officielle et respecter les délais de réponse
- Contribuer aux workflows de revue documentaire dans les délais convenus
- Réduire les reprises et les rejets dus à des chargements incorrects ou à une communication informelle
Ateliers pratiques et exercices appliqués
Atelier d'intégration au projet
Connectez-vous à un environnement de méga-projet paramétré, configurez votre profil et vos notifications, et localisez les documents de votre organisation.
Enquête dans le registre
Répondez à une série de questions issues du terrain (révision en vigueur, statut, émetteur et date d'émission) en utilisant uniquement les filtres du registre et l'historique des documents.
Exercice de soumission
Chargez un lot de plans avec des métadonnées complètes, puis émettez une nouvelle révision et vérifiez le remplacement de la précédente.
Simulation de correspondance
Émettez une demande d'information (RFI), répondez à une instruction de chantier et suivez une réponse en retard entre deux organisations participantes.
Cycle de revue
Participez à un workflow de revue en deux étapes en tant que réviseur puis approbateur, en appliquant codes de revue et commentaires.
Durée
Dispensée sur une journée complète en présentiel, ou en deux sessions en ligne en direct de 3,5 heures.
Modalités de formation
En ligne
Classe virtuelle en direct animée par un formateur, en deux sessions de 3,5 heures, avec comptes de travaux pratiques individuels de l'Académie et accompagnement en sous-groupes.
En présentiel
Formation interentreprises d'une journée à l'Académie à Riyad et dans d'autres sites de la région, avec un environnement de travaux pratiques dédié à chaque apprenant.
Formation intra-entreprise sur site
Groupe privé dans vos locaux, formé sur le paramétrage de votre propre projet Aconex, vos types de courrier et votre codification documentaire.
Modalités d'évaluation
- Évaluation pratique continue pendant les ateliers
- Contrôle de connaissances en ligne en fin de formation (20 questions, seuil de réussite de 70%)
- Assiduité minimale de 80%
Certificat délivré
Arkan Academy · Fondamentaux
Certificat de réussite Arkan : Les fondamentaux d'Oracle Aconex
Délivré aux apprenants qui satisfont à l'exigence d'assiduité et réussissent le contrôle de connaissances. Il comporte un identifiant de vérification unique et 7 heures de formation enregistrées.
ID · ARK-ACX-101-XXXXXX
Bénéfices pour la carrière
- Satisfaire à l'exigence de compétence Aconex imposée au personnel de projet par les maîtres d'ouvrage et les PMC
- Être immédiatement productif sur un nouveau projet Aconex, sans tâtonnements sur le terrain
- Poser les bases d'une carrière en gestion documentaire et en gestion de l'information
- Démontrer des compétences en conduite numérique des projets, recherchées par les entreprises EPC et les consultants
Formation recommandée ensuite
Compétences professionnelles acquises
- Utilisation d'un environnement de données communPraticien
- Recherche documentaire et maîtrise des révisionsPraticien
- Correspondance officielle de projetOpérationnel
- Participation à la revue et à l'approbationOpérationnel
- Sensibilisation à la sécurité de l'informationSensibilisation
Développement des talents et perspectives de carrière
Les diplômés avec mention de cette formation sont généralement pressentis pour des fonctions d'appui à la gestion documentaire, l'accompagnement de proximité des utilisateurs lors des mises en service d'Aconex et des rotations de support utilisateurs lors de l'intégration de nouveaux projets.
Les participants qui obtiennent une note globale d'évaluation supérieure à 90% sont diplômés avec mention et peuvent être admis au Programme de développement des talents Arkan.
Les diplômés les plus remarquables peuvent bénéficier de :
- Opportunités de stage
- Immersion dans des projets de mise en œuvre de PMIS
- Mentorat par des consultants seniors d'Arkan
- Lettres de recommandation
- Séances d'orientation professionnelle
- Recommandation de candidatures auprès d'organisations partenaires via Arkan Talent
- Participation à des projets de déploiement de PMIS, de mise en place de PMO et de transformation numérique
Avertissement : l'admission au Programme de développement des talents ainsi que l'accès à l'une quelconque des opportunités ci-dessus ne sont pas garantis et ne constituent ni une offre ni une promesse d'emploi. Les participants aux performances exceptionnelles pourront être pris en considération pour de futures opportunités sur projet, en fonction des besoins de l'activité, de la performance individuelle, de la disponibilité de postes adaptés et des exigences des clients. Les recommandations et placements demeurent soumis aux processus de sélection d'Arkan et de ses organisations partenaires.